*** LE GREFFE DES PERSONNES MORALES DE BRUXELLES EFFECTUE EN CE MOMENT LES PUBLICATIONS « PAPIER » AVEC PLUS DE TROIS MOIS DE RETARD !! IL POURRAIT EN ÊTRE DE MÊME POUR D’AUTRES GREFFES… ***

Publication papier ou électronique?

Pour une ASBL en constitution, vous épargnerez environ 50 euros si vous parvenez à faire un dépôt électronique sur http://www.e-greffe.be/ .

Les recommandations qui suivent portent sur les modifications (pour les ASBL existantes), qui doivent encore se faire obligatoirement sur papier (quoi qu’en disent les tarifs du Moniteur belge!)

Astuce: effectuez en une fois toutes les modifications nécessaires: changements d’administratrices et de déléguées à la gestion journalière, nouveaux statuts, éventuellement nouveau siège social et dénomination de l’ASBL. Vous paierez ainsi une seule publication.

Qui peut se charger d’effectuer une publication?

Il est généralement admis que ce dépôt soit effectué par une administratrice ou la déléguée à la gestion journalière. Si un simple membre effectif ou une personne tierce devait accomplir ces formalités, cela devrait être acté dans le ou les extraits de procès-verbaux à publier.

À quel greffe dois-je m’adresser?

La carte ci-dessous va nous aider à déterminer le greffe compétent:
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Tribunal de l’entreprise Francophone de Bruxelles
Greffe du Registre des personnes morales
boulevard de la Deuxième Armée Britannique 148
1190 Forest
Tribunal de l’entreprise
du Brabant Wallon
Greffe des personnes morales
rue Clarisse 115
1400 Nivelles
Tribunal de l’entreprise du Hainaut – division de Tournai
Greffe des personnes morales
rue du Château 47
7500 Tournai
Tribunal de l’entreprise du Hainaut – division de Mons
Greffe des personnes morales
Cours de justice
rue des Droits de l’Homme 1
7000 Mons
Tribunal de l’entreprise du Hainaut – division de Charleroi
Greffe des personnes morales
Palais du verre
boulevard A. de Fontaine 10
6000 Charleroi
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Dinant
Greffe des personnes morales
rue Arthur Defoin 215B
5500 Dinant
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Namur
Greffe des personnes morales
rue du Collège 37
5000 Namur
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Huy
Greffe des personnes morales
quai d’Arona 4
4500 Huy
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Liège
Greffe des personnes morales
place Saint-Lambert 30/003
4000 Liège
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Verviers
Greffe des personnes morales
rue de Tribunal 4
4800 Verviers
Unternehmensgericht Eupen
Tribunal de l’entreprise d’Eupen
Register der juristischen Personen
Rathausplatz 4
4700 Eupen
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Marche-en-Famenne
Greffe des personnes morales
rue Victor Libert 9
6900 Marche-en-Famenne
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Neufchâteau
Greffe des personnes morales
place Charles Bergh 7
6840 Neufchâteau
Tribunal de l’entreprise de Liège – division Arlon
Greffe des personnes morales
place Schalbert A
6700 Arlon

Si vous ne parvenez pas à repérer sur la carte de quelle division dépend la commune du siège social de votre ASBL, vous pouvez effectuer une recherche ici: https://competence-territoriale.just.fgov.be/cgi-main/competence-territoriale.pl

  1. entrez le nom ou le code postal de la commune du siège social de votre ASBL
  2. cherchez dans la liste: « TRIBUNAL DE L’ENTREPRISE… »

Dans le cas où le siège de l’ASBL change de division, c’est au greffe lié à l’ancienne adresse que le dépôt doit s’effectuer.

Délai:

Le délai légal pour procéder à la publication de modifications aux annexes du Moniteur est de 30 jours après l’assemblée générale et/ou la réunion de l’organe d’administration. Une fois ce délai passé (c’est très fréquent…) il faut quand même procéder à la publication quel que soit le délai écoulé.

Paiement:

La première démarche à effectuer est le virement des frais de publication. Consultez les barèmes que vous trouverez ici: http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/tarif_f.htm
Pour les publications effectuées avant le 1er mars 2023, cela donne:
Montant: 140,24 euros
IBAN: BE48 6792 0055 0227
Bénéficiaire: Moniteur belge
Communication: uniquement le numéro d’entreprise de votre ASBL

Téléchargement des formulaires:

Il faut ensuite télécharger les formulaires I et II ici: http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_f.htm
Choisissez « Enregistrer le fichier » et non pas « Ouvrir avec ».

Remplir les formulaires:

Ces formulaires contiennent plein de petit bugs, vous devrez par exemple utiliser des espaces et des retours à la ligne pour que vos réponses tombent plus ou moins en face des intitulés…

Seul le volet B (formulaire 1) doit être en texte dactylographié ou imprimé. Donc, libre à vous d’imprimer le volet A du formulaire 1 et les volets A et C du formulaire 2 avant les compléter à la main, en lettres capitales dans ce cas-là.

Pour modifier le siège social, l’adresse électronique, le site internet, mention du dernier règlement d’intérieur, ou modifier les déléguées à la gestion journalière et les représentantes permanentes, il faut l’extrait de PV de réunion de l’organe d’administration qui acte ces décisions.

Pour une modification des statuts ou un changement d’administratrices, il faut un extrait de PV d’AG.

Même si vous ne modifiez qu’un ou deux articles de vos statuts, nous vous conseillons de considérer que vous modifiez l’ensemble de vos statuts. Ainsi, la version complète de vos nouveaux statuts sera publiée (= statuts coordonnés), et non pas les seuls changements, ce qui rendrait la consultation au Moniteur fastidieuse pour des tiers et vous-même.

Formulaire I – volet A:
  • Laissez vide le cadre supérieur droit (à remplir par le greffe)
  • Forme légale = association sans but lucratif
  • Siège = le siège actuel (avant éventuelle modification)
  • Facture: cochez « facture au siège PM » et laissez la suite vide

Formulaire I – volet B:
  • Nom: en cas de changement, c’est ici la nouvelle dénomination qu’il faut indiquer.
  • Forme légale = association sans but lucratif
  • Adresse complète du siège = en cas de changement, c’est ici le nouveau siège qu’il faut indiquer.
  • Objet de l’acte = « STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS, …) » (si uniquement modification des statuts)
    + « CESSATIONS, NOMINATIONS » (si changements d’administratrices, déléguées à la gestion journalière, représentantes permanentes)
    + « DÉNOMINATION » (si changement de nom d’ASBL)
    + « SIÈGE SOCIAL » (si changement d’adresse)
    [pour une constitution, c’aurait été « RUBRIQUE CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE SUCCURSALE, ETC…) »
  • Dans le cadre, insérez le(s) extrait(s) de PV, y compris vos nouveaux statuts. NB: copiez-collez le(s) extrait(s) de PV et le début de vos statuts dans le cadre page 2/8 paragraphe par paragraphe, jusqu’à ne pas dépasser le bas du cadre. Ensuite copiez-collez le reste des articles dans le cadre de la page 3/8. Supprimez les espaces inutiles entre les paragraphes en sélectionnant l’entièreté du texte (clic dans le cadre et CTRL + A), puis dans le menu: Format>Paragraphe>Retraits et espacements, sélectionnez: « Ne pas ajouter d’espace entre les paragraphes de même style ». Si le texte dépasse encore la page 8/8, il faudra réduire la taille de la police, tant celle du début d’extrait qui figure en page 2/8 que celle de la suite à partir de la page 3/8. Néanmoins, il ne faut pas trop réduire la taille de la police car ce volet B sera scanné en qualité « fax ». Au besoin, mieux vaut rajouter manuellement une ou plusieurs pages du même modèle que la page n°3 de ce formulaire I.

La publication au Moniteur prendra donc la forme d’un ou plusieurs extraits de PV. Bien évidemment, ces extraits doivent concorder avec les PV approuvés en AG ou en réunion de l’organe d’administration.

Pour ce qui est en principe du ressort de l’organe d’administration:
Phrase introductive:Extrait du procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration de ce 11 mars 2022:
En cas de changement de déléguée à la gestion journalière:

« L’organe d’administration acte la cessation à la délégation à la gestion journalière de : Françoise Durant, rue du Pont 1 à 1060 Saint-Gilles, fin de mandat le 11/11/2021. L’organe d’administration décide de la nomination à la délégation à la gestion journalière de : Yousra Ben Saïd, rue du Village 2 à 4000 Liège, début de mandat le 11/11/2021. »

En cas de déménagement du siège social:

« L’ASBL modifie son siège social. L’ancien siège social sis rue de la Croix de Pierre 85 à 1060 Saint-Gilles est désormais sis rue Van Elewyck 35 à 1050 Ixelles. »

En cas de modification de l’adresse électronique:« L’adresse électronique est modifiée. L’ancienne adresse était anticonstitutionnellement@collectifs.net et la nouvelle adresse est info@anticonstitutionnellement.be »
En cas de modification du site internet:« le site internet est modifié. L’ancienne adresse était https://anticonstitutionnellement.collectifs.net/ et la nouvelle adresse est https://anticonstitutionnellement.be/ »
Pour ce qui est du ressort de l’assemblée générale:
Phrase introductive:

Extraits du procès-verbal de l’assemblée générale de ce 1er avril 2022:

En cas de changement d’administratrices:

L’assemblée générale acte la cessation en qualité d’administrateur de : Naïma Verstraeten, avenue des Azalées 4 à 1030 Schaerbeek, fin de mandat le 01/11/2021 ; Karine Vanderelst, rue du Canal 5 à 1040 Anderlecht, fin de mandat le 01/11/2021. L’assemblée générale décide de la nomination en qualité d’administrateur·rice·s de: Claude Bourguignon, rue du Chalet 8 à 6792 Halanzy, début de mandat le 01/11/2021 ; Jean De Mol, rue des Prés 9 à 1330 Rixensart, début de mandat le 01/11/2021.

En cas de modification du nom de l’ASBL:L’ASBL modifie sa dénomination. L’ancienne dénomination était: “Même pas l’égal”, en abrégé: « MPL ». La nouvelle dénomination est désormais: “Anticonstitutionnellement”, en abrégé: « Anticons ».
En cas de modification des statuts:

Après vérification des quorums de présences statutaires et légaux, les membres effectifs réunis en assemblée générale extraordinaire adoptent à l’unanimité de nouveaux statuts, dont voici les termes :
Titre I – Dénomination, siège social, durée
Art. 1: …
NB: Les statuts doivent figurer ici dans leur intégralité.

Dans ce ou ces extraits de procès-verbaux qui seront publiés, pour les personnes physiques (administratrices, déléguées à la gestion journalière…), il ne faut indiquer que leur nom, prénom et adresse. Pas la date ni le lieu de naissance, et en aucun cas le numéro national (cause de refus de publication à cause du risque de vol d’identité).

Pour les administratrices en cessation, doit également figurer leur nom, prénom et adresse. Il est toléré que l’adresse soit celle qui figurait à la nomination.

Les nominations ou cessations de membres effectifs n’ont pas à figurer dans l’extrait de procès-verbal à publier, encore moins celles de membre adhérents.

Lors d’une modification de siège social, l’ancienne adresse doit apparaître. Il en va de même pour l’adresse électronique et le site internet de l’ASBL.

Formulaire II – volet A:
  • Complétez uniquement 1° le numéro d’entreprise et 2° a) le nom actuel de l’ASBL.
  • Pour tout ce qui suit, ne complétez que ce qui change (et qui doit alors figurer au formulaire I, volet B dans un extrait de PV).

Formulaire II – volet C:
  • Laissez vide le cadre supérieur (à remplir par le greffe) et celui situé juste en dessous à droite (1°, 2° et 3°)
  • Pour le point 4°, sélectionnez C ou N selon que ce sont des cessations (personnes qui quittent, qu’elles soient en fin de mandat, démissionnaires ou exclues) ou des nominations (personnes nouvellement élues).
  • Les personnes qui poursuivent leur mandat (même après échéance d’un mandat à durée déterminée) ne doivent pas figurer dans ce formulaire.
  • Les qualités (colonne 3) sont générales (administrateur, personne déléguée à la gestion journalière…) et non pas « président, trésorier… ou autre appellation que vous auriez en interne pour ces fonctions.
  • S’il n’y a pas assez de place pour toutes les nominations et cessations dans le volet C, il faut compléter un deuxième volet C, etc.
  • Dans l’avant-dernier cadre (6° à 12°), ne complétez que ce qui fait l’objet d’une modification (qui doit figurer dans un extrait de PV, voir formulaire I volet B).

Impression:

L’impression se fait recto uniquement et non recto-verso. Pas d’agrafes!

Le volet B du formulaire I doit être imprimé 3 fois en tout et pour tout (contrairement à ce que vous lirez ailleurs), uniquement les pages remplies, impression recto uniquement, papier vierge au verso.

Par contre, un seul volet A du formulaire I suffit, et vous pouvez utiliser du papier récupéré (déjà imprimé au verso). Il n’y a pas lieu d’imprimer le volet C du formulaire I (réservé à la constitution).

Un seul formulaire II (volets A + C) suffit également, papier récupéré OK (déjà imprimé au verso). Voilà qui va sauver des arbres 🙂

Enfin, il faut imprimer:

  • Un exemplaire des statuts coordonnés. Il s’agit simplement de vos nouveaux statuts (sans extrait de PV qui précède ni autres dispositions à la fin), avec pour titre: « Statuts coordonnés de l’ASBL XXX après l’AG du XX/YY/ZZZZ). Impression recto uniquement, papier vierge au verso.
  • les procès-verbaux dont les extraits seront publiés, OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso).
  • la preuve du paiement des frais de publication au Moniteur belge (capture d’écran du virement effectué), OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso).
  • une attestation d’identité. À télécharger ici selon votre greffe des personnes morales: Bruxelles, Tournai, Mons, Charleroi, Dinant, Namur, Huy, Liège, Eupen ou Marche-en-Famenne. OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso). NB: certains greffes ne demandent pas d’attestation: Nivelles, Verviers, Neufchâteau et Arlon.

NB: Vos statuts figureront en tout et pour tout cinq fois dans les documents à fournir au greffe: 3 X dans le volet B du formulaire I, 1 X dans la copie du PV d’AG et 1 X dans le document « statuts coordonnés ».

Signatures:

Les signatures doivent figurer en original (ni photocopie, ni scan, ni signature électronique).

Toute signature doit être précédée ou suivie de la qualité (ex: « administratrice ») en vertu de laquelle la personne agit. (art. 2:53, CSA)

Il faut signer au verso de la dernière page imprimée du volet B (trois exemplaires). Pourquoi au verso? Car aucune signature ne peut être visible dans la publication (risque de vol d’identité). Qui doit signer? La ou les personnes ayant le pouvoir de représentation de votre ASBL (selon vos statuts).

Il faut également signer le formulaire II, volet C (une seule signature: administratrice, membre ou mandataire).

Les « statuts coordonnés » doivent être signés en original et au recto par la ou les personnes ayant le pouvoir de représentation de votre ASBL (selon vos statuts).

Vérifiez que vous avez bien complété et signé l’attestation d’identité (voir rubrique « Impression » ci-dessus).

Enfin, la copie du ou des PV doit être signée par une ou plusieurs administratrices (selon vos statuts). Il est admis que ces PV sont provisoires vu qu’ils n’ont pas eu le temps d’être approuvés lors d’une nouvelle séance.

Photocopies à fournir:

Toutes les copies à fournir peuvent l’être sur du papier récupéré (déjà imprimé au verso).

  • La feuille de présences de l’AG (avec paraphes des membres présents et mention des membres représentés) ;
  • La carte d’identité recto-verso des personnes mentionnées sur le volet C du formlaire II. Pour les personnes démises, si ce document ne peut être produit, il y a lieu d’en expliquer la raison en produisant un document signé ;
  • La carte d’identité recto-verso de la personne qui signe l’attestation d’identité.
  • En cas de changement de siège social, le titre qui justifie l’occupation des lieux (contrat de bail, titre de propriété, convention…)

Dépôt dans la boîte aux lettres du greffe ou envoi par la poste:

Pour les ASBL situées en Région de Bruxelles-Capitale, il faut déposer sous enveloppe ou envoyer les documents au greffe des personnes morales, boulevard de la Deuxième Armée Britannique 148 à 1190 Forest (bus 50 depuis la gare du Midi direction Lot, arrêt Bervoets, ou bus 52, 54 (terminus) ou 74). https://www.rechtbanken-tribunaux.be/fr/tribunal-de-lentreprise-francophone-de-bruxelles?page=griffies

Pour les ASBL situées en Région wallonne, veuillez vous référer à la rubrique: « À quel greffe dois-je m’adresser« .