Dépôt de statuts au greffe des personnes morales pour publication au Moniteur

Pour une ASBL en constitution, vous épargnerez environ 50 euros si vous parvenez à faire un dépôt électronique sur http://www.e-greffe.be/ . Dès lors que ce site requiert l’usage de Java, exclu avec Firefox, Chrome, Edge et autres, nous vous souhaitons bonne chance autrement qu’avec Internet Explorer sous Windows… Tout retour d’expérience avec des logiciels libres (Ubuntu, …) est le bienvenu, merci!

Les recommandations qui suivent portent sur les modifications (pour les ASBL existantes), qui doivent encore se faire obligatoirement sur papier (quoi qu’en disent les tarifs du Moniteur belge!)

Astuce: effectuez en une fois toutes les modifications nécessaires: changements d’administratrices et de déléguées à la gestion journalière, nouveaux statuts, éventuellement nouveau siège social et dénomination de l’ASBL. Vous paierez ainsi une seule publication.

Délai:

Le délai légal pour procéder à la publication de modifications aux annexes du Moniteur est de 30 jours après l’Assemblée générale et/ou la réunion de l’Organe d’administration. Une fois ce délai passé (c’est très fréquent…) il faut quand même procéder à la publication quel que soit le délai écoulé.

Paiement:

La première démarche à effectuer est le virement des frais de publication. Consultez les barèmes que vous trouverez ici: http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/tarif_f.htm
Pour les publications effectuées avant le 1er mars 2022, cela donne:
Montant: 134,55 euros
IBAN: BE48 6792 0055 0227
Bénéficiaire: Moniteur belge
Communication: uniquement le numéro d’entreprise de votre ASBL

Téléchargement des formulaires:

Il faut ensuite télécharger les formulaires I et II ici: http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_f.htm
Choisissez « Enregistrer le fichier » et non pas « Ouvrir avec ».

Remplir les formulaires:

Ces formulaires contiennent plein de petit bugs, vous devrez par exemple utiliser des espaces et des retours à la ligne pour que vos réponses tombent plus ou moins en face des intitulés…

Seul le volet B (formulaire 1) doit être en texte dactylographié ou imprimé. Donc, libre à vous d’imprimer le volet A du formulaire 1 et les volets A et C du formulaire 2 avant les compléter à la main, en lettres capitales dans ce cas-là.

Le formulaire 1, volet A:

  • Laissez vide le cadre supérieur droit (à remplir par le Greffe)
  • Forme légale = association sans but lucratif
  • Siège = le siège actuel (avant éventuelle modification)
  • Facture: cochez « facture au siège PM » et laissez la suite vide

Le formulaire 1, volet B:

  • Forme légale = association sans but lucratif
  • Adresse complète du siège = le siège actuel (avant une éventuelle modification)
  • Objet de l’acte = « STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS, …) » (si uniquement modification des statuts)
    + « CESSATIONS, NOMINATIONS » (si changements d’administratrices, déléguées à la gestion journalière, représentantes permanentes)
    + « SIÈGE SOCIAL » (si changement d’adresse)
    [pour une constitution, c’aurait été « RUBRIQUE CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE SUCCURSALE, ETC…) »
  • Dans le cadre, insérez le(s) extrait(s) de PV (voir infos détaillées plus bas), qui incluent vos nouveaux statuts. NB: copiez-collez le(s) extrait(s) de PV et le début de vos statuts dans le cadre page 2/8 paragraphe par paragraphe, jusqu’à ne pas dépasser le bas du cadre. Ensuite copiez-collez le reste des articles dans le cadre de la page 3/8. Supprimez les espaces inutiles entre les paragraphes en sélectionnant l’entièreté du texte (clic dans le cadre et CTRL + A), puis dans le menu: Format>Paragraphe>Retraits et espacements, sélectionnez: « Ne pas ajouter d’espace entre les paragraphes de même style ». Si le texte dépasse encore la page 8/8, il faudra réduire la taille de la police.

Formulaire 2, volet A:

  • Complétez uniquement 1° le numéro d’entreprise et 2° a) le nom actuel de l’ASBL.
  • Pour tout ce qui suit, ne complétez que ce qui change (et qui doit alors figurer dans un extrait de PV).

Formulaire 2, volet C:

  • Laissez vide le cadre supérieur (Mentions à indiquer par le Greffe) et celui juste en dessous à droite (1°, 2° et 3°)
  • Pour le point 4°, sélectionnez C ou N selon que ce sont des cessations (personnes qui quittent, qu’elles soient en fin de mandat, démissionnaires ou exclues) ou des nominations (personnes nouvellement élues).
  • Les personnes qui poursuivent leur mandat (même après échéance d’un mandat à durée déterminée) ne doivent pas figurer dans ce formulaire.
  • Les qualités (colonne 3) sont générales (administrateur, personne déléguée à la gestion journalière…) et non pas « président, trésorier… ou autre appellation que vous auriez en interne pour ces fonctions.
  • S’il n’y a pas assez de place pour toutes les nominations et cessations dans le volet C, il faut compléter un second volet C, etc.
  • Dans l’avant-dernier cadre (6° à 12°), ne complétez que ce qui fait l’objet d’une modification (qui doit figurer dans l’extrait de PV).

L’extrait ou les extraits de PV:

La publication au Moniteur belge prendra la forme d’un ou plusieurs extraits de PV. Bien évidemment, ces extraits doivent concorder avec les PV tenus dans les registres de votre ASBL.

Pour une modification des statuts, ou un changement d’administratrices, il faut un extrait de PV d’AG.

Même si vous ne modifiez qu’un ou deux articles, nous vous conseillons de considérer que vous modifiez l’ensemble de vos statuts. Ainsi, la version complète de vos nouveaux statuts sera publiée (= statuts coordonnés), et non pas les seuls changements, ce qui rendrait la consultation au Moniteur fastidieuse pour des tiers et vous-même.

Pour changer le siège de l’ASBL, l’adresse électronique, le site internet, mention du dernier règlement d’intérieur, ou modifier les déléguées à la gestion journalière et les représentantes permanentes, il faut l’extrait de PV de réunion de l’Organe d’administration qui acte ces décisions.

Voici un exemple de texte introductif avant les statuts proprement-dit:

Extrait du procès-verbal de la réunion de l’Organe d’administration de ce 12 juin 2019: « Sont déchargé·e·s de la gestion journalière :
XX YY, rue de ZZZ 1 à 1060 Saint-Gilles,
AA BB, rue de CCC 2 à 1210 Saint-Josse-ten-Noode.


Sont chargé·e·s de la gestion journalière :
DD EE, rue de FFF 3 à 1150 Woluwe-Saint-Pierre.

L’Organe d’administration donne mandat à XXX YYY afin d’effectuer le dépôt au Greffe du tribunal de l’entreprise pour publication au Moniteur belge de l’ensemble des modifications actées ce jour.

Extraits du procès-verbal de l’Assemblée générale de ce 20 juin 2019 : La démission des administrateur·rice·s suivant·e·s est actée :
GG HH, avenue HHH 4 à 1030 Schaerbeek,
II JJ, rue KKK 5 à 1060 Saint-Gilles.

Les personnes suivantes sont nommées au poste d’administrateur·rice·s:
LL MM, rue NNN 6 à 5030 Gembloux.


L’ASBL modifie sa dénomination. L’ancienne dénomination était “ABCD”. La nouvelle dénomination est désormais “BCDE”.

L’ASBL modifie son siège social. L’ancien siège social sis rue de la Croix de Pierre 85 à 1060 Saint-Gilles est désormais sis rue Van Elewyck 35 à 1050 Ixelles.

L’Assemblé générale donne mandat à XXX YYY afin d’effectuer le dépôt au Greffe du tribunal de l’entreprise pour publication au Moniteur belge de l’ensemble des modifications actées ce jour.

Après vérification des quorums de présences statutaires et légaux, les membres effectifs réunis en Assemblée générale extraordinaire adoptent à l’unanimité de nouveaux statuts, dont voici les termes :

Article premier: …

Dans l’extrait de procès-verbal qui sera publié, pour les personnes physiques (administratrices, déléguées à la gestion journalière…), il ne faut indiquer que leur nom, prénom et adresse. Pas la date ni le lieu de naissance, et en aucun cas le numéro national (cause de refus de publication à cause du risque de vol d’identité).

Pour les administratrices en cessation, doit également figurer leur nom, prénom et adresse. Il est toléré que l’adresse soit celle qui figurait à la nomination.

Les nominations ou cessations de membres effectifs n’ont pas à figurer dans l’extrait de procès-verbal à publier, encore moins celles de membre adhérents.

Une modification de siège social doit figurer dans l’extrait du procès-verbal de la réunion de l’Organe d’administration. L’ancienne adresse doit apparaître (voir exemple en italique ci-dessus). Il en va de même pour l’adresse électronique et le site internet de l’ASBL.

Enfin, en cas de dépôt au Greffe effectué par une personne mandataire (ni administratrice, ni représentante permanente, ni déléguée à la gestion journalière), il faut que le mandat figure dans le ou les extrait(s) de PV à publier (voir exemple en italique ci-dessus).

Impression:

L’impression se fait recto uniquement et non recto-verso. Pas d’agrafes!

Le volet B du formulaire 1 doit être imprimé 3 fois en tout et pour tout (contrairement à ce que vous lirez ailleurs), uniquement les pages remplies, impression recto uniquement, papier vierge au verso.

Par contre, un seul volet A du formulaire I suffit, et vous pouvez utiliser du papier récupéré (déjà imprimé au verso). Il n’y a pas lieu d’imprimer le volet C du formulaire I (réservé à la constitution).

Un seul formulaire II (volets A + C) suffit également, papier récupéré OK (déjà imprimé au verso). Voilà qui va sauver des arbres 🙂

Enfin, il faut imprimer:

  • Un exemplaire des statuts coordonnés. Il s’agit simplement de vos nouveaux statuts (sans extrait de PV qui précède ni autres dispositions à la fin), avec pour titre: « Statuts coordonnés de l’ASBL XXX après l’AG du XX/YY/ZZZZ). Impression recto uniquement, papier vierge au verso.
  • les procès-verbaux dont les extraits seront publiés, OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso).
  • la preuve du paiement des frais de publication au Moniteur belge (capture d’écran du virement effectué), OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso).
  • Imprimer et compléter une Attestation d’identité – Modèle 1 – Particuliers et professions non agréées (ou son équivalent pour les autres tribunaux en Wallonie). OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso). Également disponible au Greffe lors du dépôt.

NB: Vos statuts figureront en tout et pour tout cinq fois dans les documents à fournir au Greffe: 3 X dans le volet B du formulaire I, 1 X dans la copie du PV d’AG et 1 X dans le document « statuts coordonnés ».

Signatures:

Les signatures doivent figurer en original (ni photocopie, ni scan, ni signature électronique).

Toute signature doit être précédée ou suivie de la qualité (ex: « administratrice ») en vertu de laquelle la personne agit. (art. 2:53, CSA)

Il faut signer au verso de la dernière page imprimée du volet B (trois exemplaires). Pourquoi au verso? Car aucune signature ne peut être visible dans la publication (risque de vol d’identité). Qui doit signer? La ou les personnes ayant le pouvoir de représentation de votre ASBL (selon vos statuts).

Il faut également signer le formulaire II, volet C (une seule signature: administratrice, membre ou mandataire).

Les « statuts coordonnés » doivent être signés en original et au recto par la ou les personnes ayant le pouvoir de représentation de votre ASBL (selon vos statuts).

Vérifiez que vous avez bien signé l’Attestation d’identité – Modèle 1 – Particuliers et professions non agréées.

Enfin, la copie du ou des PV doit être signée par une ou plusieurs administratrices (selon vos statuts) Il est admis que ces PV sont provisoires vu qu’ils n’ont pas eu le temps d’être approuvés lors d’une nouvelle séance.

Photocopies à fournir:

Toutes les copies à fournir peuvent l’être sur du papier récupéré (déjà imprimé au verso).

  • La feuille de présences de l’AG (avec paraphes des membres présents et mention des membres représentés) ;
  • La carte d’identité recto-verso des personnes mentionnées sur le volet C du formlaire II. Pour les personnes démises, si ce document ne peut être produit, il y a lieu d’en expliquer la raison en produisant un document signé ;
  • La carte d’identité recto-verso de la personne qui effectue le dépôt au Greffe (y compris si cela se fait par courrier)
  • En cas de changement de siège social, le titre qui justifie l’occupation des lieux (contrat de bail, titre de propriété, convention…)

Dépôt dans la boîte aux lettres du Greffe ou envoi par la poste:

Pour les ASBL situées en Région de Bruxelles-Capitale, il faut déposer sous enveloppe ou envoyer les documents au Greffe des personnes morales, boulevard de la Deuxième Armée Britannique 148 à 1190 Forest (bus 50 depuis la gare du Midi direction Lot, arrêt Bervoets, ou bus 52, 54 (terminus) ou 74). https://www.rechtbanken-tribunaux.be/fr/tribunal-de-lentreprise-francophone-de-bruxelles?page=griffies

Pour les ASBL situées en Région Wallonne, vous trouverez le tribunal de l’entreprise (éventuellement « section registre des personnes morales ») ici: https://competence-territoriale.just.fgov.be/cgi-main/competence-territoriale.pl en fonction de la commune de votre siège social. NB: Le greffe des personnes morales est souvent situé à une autre adresse que le tribunal de l’entreprise! Une recherche sur internet peut vous aider à clarifier cela, sinon un numéro de téléphone est renseigné. L’ancienne appellation « Greffe du tribunal de commerce » subsiste parfois. Oui, c’est kafkaïen!

Dans le cas où le siège de l’ASBL change d’arrondissement judiciaire, c’est au greffe lié à l’ancienne adresse que le dépôt doit s’effectuer.