FAQ

FAQ

Abréviations:

AG: assemblée générale.
ASBL: association sans but lucratif.
AISBL: association internationale sans but lucratif (matière non traitée à ce jour sur statuts.collectifs.net)
CA: conseil d’administration.
CDE: Code de droit économique (lien externe).
CSA: Code des sociétés et des associations.
ESD: Entreprise Sociale et Démocratique
FAQ: foire aux questions, vous y êtes 🙂
OA: organe d’administration (= nouvelle dénomination pour le CA)
ROI: règlement d’ordre intérieur (à ne pas confondre avec le Roi (Philippe 1er) par exemple dans l’art. 9:3, CSA: « Le Roi peut déterminer les conditions auxquelles le registre électronique doit satisfaire »)
RPM: registre des personnes morales.
UBO: Ultimate Beneficial Owner (bénéficiaire effectif en dernière analyse).

Préambule:

Nous sommes critiques quant à la nouvelle loi, écrite par des juristes pour des juristes. Nous mettons ici en lumière ses incohérences et tentons de déjouer ses pièges.

Où trouver la législation en vigueur?

Le Code des sociétés et associations (23 mars 2019) est la principale source législative en ce qui concerne les droits et obligations des ASBL.

Des modifications sont déjà intervenues depuis, principalement par la loi transposant la directive (UE) 2017/828 du Parlement européen et du Conseil du 17 mai 2017 modifiant la directive 2007/36/CE en vue de promouvoir l’engagement à long terme des actionnaires, et portant des dispositions diverses en matière de sociétés et d’associations (28 avril 2020) et la loi portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (20 décembre 2020).

Dès lors que les ASBL sont des entreprises, le Code de droit économique s’applique également, notamment le livre III, titre 3, chapitre 2 pour ce qui concerne la tenue de la comptabilité.

En combien d’exemplaires l’acte constitutif doit-il être effectué?

Dans le cas d’un acte sous signature privée, l’acte doit être dressé en deux originaux seulement (art. 2:5, § 2, CSA)

Les administratrices doivent-elles être membres de l’ASBL?

Non, « ces personnes peuvent être des personnes physiques ou morales, membres ou non de l’association » (source: « l’asbl », ancienne brochure du SPF Justice). Cela nous est confirmé par l’art. 9:14/1, CSA qui précise: Les membres de l’organe d’administration (…) peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions [des membres de l’assemblée générale]. Il n’y aurait pas besoin de stipuler cela si les administratrices étaient d’office également membres effectifs.

Que dois-je impérativement faire figurer dans mes statuts et dans les autres dispositions?

Pour trouver la réponse, rendez-vous à la page: statut minimalistes .

Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire?

C’est une confusion fréquente dans les statuts! Une AG est dite ordinaire lorsque les décisions à adopter selon l’ordre du jour relèvent des règles ordinaires des assemblées délibérantes. Exemple: octroyer décharge aux administratrices, approuver les comptes annuels…

Une AG est dite extraordinaire lorsque qu’un quorum spécial de présence ainsi qu’une majorité spéciale sont requis par la loi. Exemple: modifier les statuts, exclure un membre…

« Assemblée générale extraordinaire » est donc une dénomination à proscrire dans vos statuts pour désigner toute AG convoquée en plus de l’AG annuelle, car cette AG supplémentaire pourrait très bien être ordinaire (par exemple pour élire un nouveau CA).

L’ancienne loi ne reprenait pas les termes « ordinaire » ni « extraordinaire ». La nouvelle loi donne pour titre « Assemblée générale ordinaire » au paragraphe qui décrit l’AG annuelle (art. 9:19 et 9:20, CSA), ce qui rajoute à la confusion!

Assemblée générale annuelle ou statutaire?

Ce sont souvent des synonymes! Sauf que la sculptrice de statuts propose à présent deux AG par an, qui pourraient toutes deux être qualifiées de statutaires vu que rendues obligatoires par les statuts. Alors que par définition, il n’y a qu’une assemblée générale annuelle, celle où l’on donne décharge aux administratrices, approuve les comptes et le budget, etc.

Une vision orthodoxe serait qu’une AG annuelle ou statutaire ne peut être qu’ordinaire. C’est pourquoi vous verrez dans certaines convocations: « AG ordinaire suivie d’une AG extraordinaire ».

NB: aucun de ces qualificatifs ne doit obligatoirement figurer dans vos statuts, vous prenez moins de risque de vous tromper en les omettant…

Majorité simple, qualifiée, spéciale ou absolue?

La majorité simple, cela signifie que la proposition qui reçoit le plus de vote l’emporte. Exemple: il faut choisir entre A, B ou C, si A récolte 25 % des votes, B = 35 % et C = 40 %, c’est C qui l’emporte (même si < 50 %). La majorité qualifiée (ou spéciale) des deux tiers ou des quatre cinquièmes, c’est 2/3 ou 4/5 des votes exprimés. Et la majorité absolue? Non ce n’est pas 100 % des votes (= unanimité), mais seulement 50 % + une voix!

Assemblée, organe, conseil, association… minuscules ou majuscules?

Suite à la remarque d’une association adhérente, nous recommandons à présent de s’abstenir de mettre une majuscule à « association », « assemblée », « organe », « conseil », etc.

Seul le Code des sociétés et des associations conservera sa majuscule (uniquement à « Code »!) dans la mise à jour de la sculptrice de statuts.

Quelles sont les mentions obligatoires pour les documents émis par l’ASBL?

Art. 2:20, CSA: « Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant d’une personne morale, doivent contenir les indications suivantes:
  1° la dénomination de la personne morale;
  2° la forme légale, en entier ou en abrégé;
  3° l’indication précise du siège de la personne morale;
  4° le numéro d’entreprise;
  5° les termes « registre des personnes morales » ou l’abréviation « RPM », suivis de l’indication du tribunal du siège de la personne morale;
  6° le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de la personne morale;
  7° le cas échéant, l’indication que la personne morale est en liquidation. »

Art. 2:22, CSA: « Toute personne qui interviendra pour une personne morale dans un acte ou sur un site internet qui ne respecterait pas les conditions prescrites par l’article 2:20 pourra, suivant les circonstances, être déclarée responsable des engagements qui y sont pris par la personne morale. »

Art. III.25, CDE: « Ces documents doivent également mentionner (…) au moins un compte dont l'[ASBL] est titulaire auprès d’un établissement de crédit établi en Belgique (…) »

Concrètement, la somme des mentions obligatoires ressemble à ceci:

Anticonstitutionnellement ASBL
rue Martin 5 · 4120 Hoûte-Si-Plou
info@anticons.be · www.anticons.be
RPM Tribunal de l’entreprise de Liège
BCE BE0123.456.789 · IBAN BE98 7654 3210 9876

Un courrier électronique est-il une manière valable de communiquer « par écrit »? Quid d’un SMS, un groupe Telegram ou autre?

Réponse: tout cela est désormais valable, sauf si vos statuts parlent par exemple de « courrier ordinaire » (par opposition à « courrier électronique »).
Art. 2:32, CSA: « (…) le membre (…) peut à tout moment communiquer une adresse électronique à l'[ASBL] aux fins de communiquer avec elle. Toute communication à cette adresse électronique est réputée être intervenue valablement. L'[ASBL] peut utiliser cette adresse jusqu’à ce que le membre concerné (…) communique une autre adresse électronique ou son souhait de ne plus communiquer par courrier électronique.
  Les membres de l’organe d’administration et, le cas échéant, le commissaire, peuvent communiquer au début de leur mandat une adresse électronique aux fins de communiquer avec l'[ASBL]. Toute communication à cette adresse électronique est réputée être intervenue valablement. L'[ASBL] peut utiliser cette adresse jusqu’à ce que le mandataire concerné communique une autre adresse électronique ou son souhait de ne plus communiquer par courrier électronique.
  Le cas échéant, l’adresse électronique peut être remplacée par un autre moyen de communication équivalent.
  [L’ASBL] communique par courrier ordinaire, qu’elle envoie le même jour que les communications électroniques, avec (…) les membres (…) ainsi que les membres de l’organe d’administration et, le cas échéant, les commissaires pour lesquels elle ne dispose pas d’une adresse électronique. »

Quid de l’exercice social?

Un courriel du Ministère des Finances nous apprend que pour une déclaration à l’impôt des personnes morales, la période imposable coïncide toujours avec l’année calendrier, c’est-à-dire qu’elle court du 01/01 au 31/12 inclus.  

Le premier exercice commence donc le jour de la constitution et se termine le 31/12 de la même année. (Voir art 200 de l’AR/CIR92 + Com.IR92, Art. 360)  

C’est pourquoi, nous conseillons dorénavant de s’abstenir d’englober dans l’année N+1 la période qui court entre le jour du dépôt au Greffe d’une expédition de l’acte constitutif et le 31 décembre. Ainsi, l’année fiscale coïncide toujours avec l’année comptable.

Faut-il publier au Moniteur l’ensemble des nouveaux statuts ou seulement les articles modifiés?

Même si vous ne modifiez qu’un ou deux articles, nous vous conseillons de considérer que vous modifiez l’ensemble de vos statuts. Ainsi, la version complète de vos nouveaux statuts sera publiée (= statuts coordonnés), et non pas les seuls changements, ce qui rendrait la consultation au Moniteur fastidieuse pour des tiers et vous-même.

Peut-on tenir une AG en distanciel? Quid du vote à distance, avant l’AG électronique?

Afin de pérenniser les mesures d’urgence qui étaient sensées prévenir la propagation du coronavirus, les dispositions suivantes ont été transcrites dans la loi:

Sans mention spécifique aux statuts:

  • « Les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de la modification des statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Les membres de l’organe d’administration et, le cas échéant, le commissaire, peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions. » (art. 9:14/1, CSA).
  • « L’organe d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l’Assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’ASBL. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l’Assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’Assemblée générale (…) » (art. 9:16/1, § 1, CSA).

Avec mention spécifique aux statuts:

  • « (…) les statuts peuvent autoriser tout membre à voter à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, selon les modalités qu’ils déterminent. (…) » (art. 9:16/1, § 2, CSA).

Comment modifie-t-on la dénomination d’une ASBL?

Modifier le nom de l’ASBL (ou sa dénomination abrégée) revient à modifier les statuts et relève de la compétence exclusive de l’assemblée générale. Pour plus de clarté, en plus de reprendre l’intégralité des nouveaux statuts, votre PV d’AG inclura une mention de ce type: « L’ASBL modifie sa dénomination. L’ancienne dénomination était: « Même pas l’égal », en abrégé: « MPL ». La nouvelle dénomination est désormais: « Anticonstitutionnellement », en abrégé: « Anticons ». ». Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre rubrique dédiée: Dépôt de statuts au greffe des personnes morales pour publication au Moniteur.

Faut-il déposer les comptes d’une ASBL au greffe des personnes morales?

Si beaucoup d’ASBL ont longtemps ignoré cette contrainte, le plus souvent sans aucune conséquence, il nous revient par divers échos que la vis serait en train d’être resserrée, notamment dans le but de liquider les trop nombreuses ASBL dormantes.

En pratique, il faut donc chaque année, dans les 30 jours après l’AG annuelle, transmettre au greffe des personnes morales deux exemplaires des comptes (signature(s), nom, prénom et fonction après la mention « Certifié conforme à l’original ») + la copie du PV de l’AG qui les approuve + (lorsque votre greffe le demande, voir rubrique dépôt) une Attestation d’identité – Modèle 1 – Particuliers et professions non agréées (ou son équivalent pour les autres tribunaux en Wallonie) imprimée et complétée + copie recto-verso de la carte d’identité de la personne qui l’a complétée. Pas d’impression recto-verso. Pas d’agrafes. Ce dépôt est gratuit. Envoi par la poste ou dépôt sur place. Plus d’informations sur la page Dépôt de statuts au greffe des personnes morales pour publication au Moniteur.

Qu’entend-t-on par administrateurs statutaires?

Des administratrices statutaires sont des administratrices ainsi nommées par les statuts, et dont l’identité figure dans le corps des statuts. La jurisprudence reconnaît leur existence ainsi que la nécessité de modifier les statuts pour les révoquer (quorum de deux tiers et majorité des deux tiers).

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