Plaidoyer

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Dépôts « papier » au greffe des personnes morales:

  • État de lieux:

Début 2022, le Greffe du Registre des personnes morales de Bruxelles accuse un délai de trois mois et demi pour publier les modifications (statuts, changements d’administratrices, etc.) au Moniteur belge. Il y a fort à parier qu’un allongement des délais est également à déplorer dans d’autres divisions en Wallonie.

Ces délais sont illégaux et donnent en principe droit à une compensation: La publication a lieu dans les Annexes du Moniteur belge dans les dix jours du dépôt, à peine de dommages-intérêts contre les fonctionnaires auxquels l’omission ou le retard serait imputable. (art. 2:13, CSA) Mais comment faire valoir ses droits dès lors que le cachet de dépôt indique la date où le dossier est enfin pris en charge, et non pas la date de réception du dossier!!

Cette situation engendre des problèmes en cascade pour les ASBL: accès bloqué au compte bancaire, refus de reconnaissance, subsides ou appels d’offre qui peuvent échapper faute d’être en ordre…

Cette situation inédite est apparue avec le coronavirus et le travail du greffe à bureaux fermés. Mais la masse supplémentaire de documents réclamés depuis 2019 n’y est sans doute pas étrangère.

Alors que le dépôt électronique de l’acte constitutif d’une personne morale nécessite la production d’un seul document (ledit acte scanné), la modification qui reste exclusivement sous forme « papier » requiert la copie de documents divers et variés: cartes d’identité, bail, feuille de présences à l’AG, PV d’AG et de réunion de l’OA, « statuts coordonnés » (même si l’entièreté des statuts figure déjà au volet B), attestation d’identité, etc.

Qu’est-ce qui justifie cette différence entre la constitution et la modification?

  • Les ASBL demandent:

– des délais de publication ramenés à quelques jours pour tout dépôt « papier » (situation d’avant 2020)
– une procédure de dépôt électronique pour les modifications également (et pas uniquement la constitution)
– la gratuité d’un dépôt par an (tout comme c’est le cas pour les comptes)

Dépôt électronique de l’acte constitutif d’une personne morale (e-Greffe):

  • État de lieux:

Le site web www.e-greffe.be permet, quand il fonctionne, et à condition d’utiliser Internet Explorer sous Windows avec Java (tous ces logiciels sont propriétaires…), d’effectuer le dépôt électronique des statuts d’une nouvelle ASBL. Les modifications doivent encore s’effectuer par un dépôt « papier » (voir ci-dessus).

L’identification se fait par un lecteur de carte eID. La signature est apposée électroniquement par l’archaïque Java, que seul Internet Explorer sous Windows tolère encore. Le paiement (par carte de débit ou de crédit) s’effectue en fin de procédure.

Malgré le tarif qui reste élevé (environ 140 euros), ne vous attendez pas à ce qu’un regard bienveillant viennent superviser votre publication. L’une de nos ASBL membre a par erreur fait publier en tout et pour tout quatre lignes de ses statuts, c’est passé comme une lettre à la poste.

Dans l’évidente impossibilité de faire valoir l’existence de son ASBL avec des statuts de quatre lignes, notre infortunée ASBL a dû payer une nouvelle publication. Dans le cas d’une publication « papier », un·e fonctionnaire leur aurait fait remarquer leur erreur, laquelle aurait pu être corrigée sans frais supplémentaires.

  • Les ASBL demandent:

– une procédure de dépôt électronique pour les modifications également (et pas uniquement la constitution) laquelle serait gratuite une fois par an.
– l’abandon du logiciel Java pour la signature du dépôt, lequel n’apporte de toutes façons aucune sécurité supplémentaire (la même carte eID et le même code PIN sont demandés, comme pour l’identification) et oblige l’utilisation d’un système d’exploitation non libre et non open-source, à savoir Windows.
– la vérification dans les 3 jours ouvrables de la publication par un·e fonctionnaire, avec la possibilité de corriger la publication avant dépôt, tout comme c’est le cas pour un dépôt « papier ». Quelques éléments clés du contenu des statuts devraient être vérifiés, tels les mentions obligatoires (a minima celles sans lesquelles la nullité de l’ASBL peut être prononcée), et les mentions manquantes qui mettraient l’ASBL très rapidement en difficulté (ex: début et fin de l’exercice social, comment l’ASBL est valablement représentée…)

Registre des bénéficiaires effectifs (UBO):

  • État de lieux:

N’y allons pas par quatre chemins: UBO a toutes les caractéristiques de Big Brother: le prétexte du terrorisme, un fichier massif, et une dénomination anglophone qui dit le contraire de ce qu’elle vise — depuis quand les « bénéficiaires ultimes » d’une ASBL seraient les personnes qui la pilotent??

  • Que dit la loi?

Le Registre des bénéficiaires effectifs est une mise en application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

Art. 1:35, CSA : « Les [ASBL] sont tenues de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs. Les informations concernent au moins le nom, la date de naissance, la nationalité et l’adresse du bénéficiaire effectif.
L’organe d’administration transmet, dans le mois et par voie électronique, les données visées à l’alinéa précédent au Registre des bénéficiaires effectifs (UBO), (…) »

  • Encodage des membres effectifs ou pas?

Il nous paraîtrait disproportionné et assez inquiétant de procéder au fichage de l’ensemble des membres effectifs que totalisent les +-150.000 ASBL du Royaume…

  • Les ASBL demandent:

– Les données étant strictement identiques pour l’immense majorité des ASBL entre la Banque-Carrefour des Entreprises et UBO, nous demandons d’être dispensés d’encodage et de confirmation annuelle de ce fichier. Les données seraient automatiquement copiées-collées de la BCE vers UBO. Seule le rajout de données atypiques (bénéficiaires effectifs qui ne sont ni administratrices, ni déléguées à gestion journalière) imposerait une connexion à la plateforme UBO.

RGPD

Prises en tenaille dans une législation qui les dépasse, les ASBL sont à la fois mal protégées par le RGPD (ex: pas d’interdiction de démarchage des ASBL par mailing, courriels de la part d’entreprises commerciales) mais obligées de s’y conformer en ce qui concerne la protection des données.

Bientôt ici plus d’infos à ce sujet.

STATBEL

Une ASBL membre de Statuts Collectifs a été sommée de compléter un formulaire comptable afin de nourrir la banque de données européenne de statistiques.

Bientôt ici plus d’infos à ce sujet.


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